Cuando Excel ya no basta: el costo oculto de las planillas frágiles

1. El talón de Aquiles de las planillas que viajan

¿Te suena familiar? El archivo “Inventario_final_v7_DEF(1).xlsx” aterriza en tu correo el lunes. El martes circula la versión “_corr_Lucía”. El miércoles nadie sabe cuál es la buena. Cada copia agrega riesgo: fórmulas que apuntan a celdas desplazadas, filtros que ocultan filas críticas y un BUSCARV() roto que siembra números fantasmas.

2. Fórmulas gigantes, errores diminutos

Para exprimir más de Excel solemos encadenar funciones como si fueran Lego: referencias mixtas, macros heredadas y tablas dinámicas que pocos entienden. Basta teclear accidentalmente una letra sobre la celda equivocada y la cascada de #¡VALOR! se desparrama. No es exageración: el 88 % de las hojas de cálculo empresariales contiene errores significativos.^[2]

3. Trabajo simultáneo… ¿o ruleta rusa?

“Tranquilos, está en la nube”, pensamos. Pero editar a la vez puede generar colisiones silenciosas; la conexión se corta, o alguien abre el archivo offline y, al cerrar, descubre que nunca se sincronizó. Horas de trabajo al tacho. Averiguar qué pasó consume aún más tiempo que rehacer la información.

4. ¿Vale la pena el salto?

Migrar los datos a estructuras sólidas —SharePoint Lists, Dataverse, AppSheet— no es solo “tecnología bonita”. En un piloto reciente, la eléctrica brasileña Cemig redujo los errores de captura de datos del 20 % al 1,8 % al pasar de Excel a Power Platform.^[1] Menos correcciones, más tiempo para analizar y decidir.

5. Datos estructurados no significa complejidad

Con plataformas low‑code como Power Apps o Google AppSheet puedes:

• Crear formularios y apps móviles sin tocar macros.
• Controlar permisos: cada rol ve lo que debe ver.
• Llevar histórico y versiones automáticas (adiós a los _FINAL_v9).
• Disparar alertas y reportes en tiempo real.

Conclusión

Seguir confiando en planillas que se duplican y rompen no es solo incómodo: es arriesgado y costoso. Una base de datos robusta con interfaz a medida mantiene la información íntegra, trazable y disponible donde la necesitas.

Referencias

1. Microsoft Customer Story – Cemig, 14 ene 2025.
2. Forbes – “Beyond Spreadsheets: It’s Time To Move To A Database”, 11 mar 2020.

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