La selva de aplicaciones ya es un problema
El número de apps SaaS que maneja una empresa promedio se ha disparado. Incluso negocios de menos de 200 personas suelen gestionar decenas de herramientas distintas, cada una con sus propias licencias, contraseñas, renovaciones y políticas de seguridad. El resultado: más gasto en suscripciones, mayor superficie de riesgo y datos dispersos que dificultan la toma de decisiones.
Cuando cada área “resuelve” sus dolores sumando una nueva plataforma, la empresa termina con lo peor de dos mundos: procesos fragmentados y directores que deben navegar múltiples portales para entender qué está pasando realmente.
El poder que (ya) está pagado
Antes de contratar un nuevo SaaS, vale la pena mirar lo que ya tienes en tu suite principal. Tanto Microsoft 365 Business como Google Workspace incluyen, sin costo adicional, un ecosistema low-code listo para crear soluciones internas y centralizar procesos clave:
| Ecosistema | Capacidades incluidas |
|---|---|
| Microsoft 365 Business | Power Apps · Power Automate · Power BI · SharePoint Lists · Dataverse · Copilot IA |
| Google Workspace | AppSheet · Apps Script · Looker Studio · BigQuery (sandbox) · Duet AI |
Todo corre sobre la misma identidad corporativa, con una única factura y políticas unificadas de seguridad y cumplimiento. La pregunta ya no es solo “qué plataforma me falta”, sino cómo usar lo que ya tengo como base de integración.
Dolores típicos que vemos en pymes
- Formularios impresos o planillas eternas que nunca están al día.
- Órdenes de compra y aprobaciones atrapadas en cadenas de correos interminables.
- Inventarios o check-lists que dependen de traspasar datos a mano.
- Tickets de mantenimiento o soporte desperdigados en chats.
- Reportes semanales que cada viernes se vuelven a armar desde cero.
- Asistencia a capacitaciones controlada con hojas compartidas que se desordenan al primer filtro.
Estos dolores suelen abordarse sumando sistemas especializados. Pero si cada solución vive aislada, la dirección termina sin una visión integrada y las decisiones se apoyan en piezas sueltas de información.
Menos plataformas, más capa central
Una alternativa más estratégica es crear una capa central de datos y procesos sobre tu suite actual. En lugar de que cada área compre “su” herramienta, se modelan los procesos clave y se construyen aplicaciones internas que conversan entre sí.
Eso permite, por ejemplo:
- Que un formulario de solicitud alimente directamente una tabla central y dispare flujos de aprobación.
- Que las aprobaciones queden trazadas y visibles desde tableros compartidos.
- Que los datos de operación, ventas y servicio terminen en un mismo modelo analítico, no fragmentados en reportes separados.
El objetivo no es “enamorarse” de una herramienta específica, sino reducir la cantidad de plataformas y aumentar la capacidad de análisis cruzado y acción inmediata.
El retorno está demostrado
Estudios independientes muestran que, al aprovechar estas plataformas base, las empresas recuperan la inversión en pocos meses gracias a la reducción de horas manuales, la consolidación de licencias y la visibilidad mejorada de los datos. En muchos casos, basta con digitalizar un solo proceso crítico y conectarlo a la capa central para empezar a ver ahorros y productividad incremental.
Mirada sistémica y próxima jugada
“¿Podríamos resolver este dolor integrando lo que ya tenemos en Microsoft 365 o Google Workspace, en lugar de sumar otra plataforma?”
Si la respuesta es sí —y en la mayoría de las pymes lo es— el siguiente paso consiste en mapear procesos, priorizar el más urgente y pilotear una solución mínima con las herramientas nativas. A partir de ahí se puede ir incorporando información de otros sistemas (ERP, CRM, software de tickets) mediante conectores o APIs.
Así se evita duplicar licencias, usuarios y contraseñas, y se construye una arquitectura donde los datos fluyen hacia un mismo lugar. Desde esa base, es mucho más fácil levantar tableros accionables, automatizar notificaciones o disparar acciones directamente desde los paneles, como profundizamos en el artículo De mirar el tablero a operar la empresa.
En PWR Solutions te ayudamos a descubrir y aprovechar al máximo el potencial oculto de tus licencias actuales. Analizamos tus procesos, identificamos puntos de mejora y diseñamos aplicaciones, flujos y tableros que convierten la plataforma base en el motor de tu transformación digital, con menos ruido de proveedores y más control sobre tus datos.
Si quieres seguir profundizando en cómo ordenar tus datos y procesos, te pueden servir también estos contenidos: Cuando Excel ya no basta y Tu operación habla.
Y si te interesa dar el siguiente paso con una solución más accionable, revisa cómo planteamos los paneles que permiten operar la empresa, no solo mirarla.